1. Was ist RefWorks? Wie bekomme ich eine Zugangskennung?

RefWorks ist ein Internet-basiertes Literaturverwaltungsprogramm. Es ermöglicht Ihnen,

  • bibliographische Angaben von Büchern, Zeitschriftenaufsätzen, Internetquellen etc. aus Online-Datenbanken zu importieren oder manuell anzulegen,
  • diese Literaturhinweise nach Ihren Interessengebieten oder Forschungsschwerpunkten auszuwerten, d.h. strukturiert zu durchsuchen, zu sortieren, zu gruppieren oder generell: professionell zu verwalten,
  • Literaturhinweise in einer Vielzahl vordefinierter (z.B. MLA, APA, Harvard) oder selbst bestimmter Formate in Ihre wissenschaftlichen Texte von der Hausarbeit bis zur Habilitationsschrift einzufügen und Bibliographien zu erstellen.

Ihre Literaturhinweise werden auf dem zentralen RefWorks-Server gespeichert und stehen Ihnen damit an jedem internetfähigen Rechner (PC, MAC) mittels des Webbrowsers zur Verfügung.

RefWorks wurde aus Studiengebühren für Studierende sowie für Dozentinnen und Dozenten, die die Datenbank im Lehrkontext einsetzen, lizenziert. Treffen diese Bedingungen auf Sie zu, erhalten Sie eine persönliche Zugangskennung im Bereich des Universitätsnetzes unter http://www.refworks.com/refworks. Eine E-Mail-Adresse der Universität des Saarlandes (@xxx.uni-saarland.de, @xxx.uni-sb.de) ist für die Registrierung erforderlich. Die Anmeldeprozedur ist in der Hilfedatei „Schritt für Schritt“ eingehend beschrieben.

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2. Wie kann ich mich vom Universitätsnetz aus in RefWorks einloggen?

Den Login-Zugang finden Sie unter http://www.refworks.com/refworks

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3. Wie kann ich von außerhalb des Universitätsnetzes auf RefWorks zugreifen?

Sie benötigen den „Gruppencode“ der Universität des Saarlandes, der Ihnen nach einer erfolgreichen Erstanmeldung im IP-Bereich des Campus in einer Bestätigungs-E-Mail zugestellt wird. Mit der Eingabe des Gruppencodes können Sie sich von jedem Ort der Welt in RefWorks wie folgt einloggen:

  • Öffnen Sie die Seite http://www.refworks.com/refworks, geben Sie unter „Fernzugriff“ den Gruppencode ein und klicken Sie auf „Zur Anmeldung“
  • Sie werden nun zur Log-in-Seite der UdS weitergeleitet, die sich vom Campuszugriff nicht unterscheidet. Sie authentifizieren Sie sich wie gewohnt.

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4. Wenn ich in einer Gruppe arbeite, können wir eine RefWorks-Kennung gemeinsam nutzen?

Jeder Nutzer kann unter Verwendung derselben E-Mail-Adresse mehr als eine Kennung anlegen, wobei für jede Kennung unterschiedliche Log-in-Namen und Passwörter vergeben werden müssen. Das ist sinnvoll bei Gruppenprojekten. Log-in-Name und Passwort für diese „Gruppenkennung“ können von den Mitgliedern der Gruppe gemeinsam genutzt werden. Jedes Mitglied kann sich mit dieser Kennung anmelden und Informationen hinzufügen, umstrukturieren oder löschen. Jedes Mitglied kann nun die bibliographischen Ressourcen der Gruppe für seine/ihre Arbeit an einer Publikation nutzen oder mit RefWorks Bibliographien im gewünschten Zitierformat erstellen.

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5. Wie kann ich die Ergebnisse einer Datenbankrecherche in RefWorks importieren?

Wie andere Literaturverwaltungsprogramme (z.B. Endnote) erlaubt es auch RefWorks, strukturierte bibliographische Datensätze mit Hilfe von Filtern in Ordner zu importieren, die Sie unter Ihrer Kennung angelegt haben. Nachdem Sie eine Literaturrecherche durchgeführt haben, speichern Sie Ihre Suchergebnisse in einer Datei auf einem Ihnen zur Verfügung stehenden Datenträger. Wählen Sie einen passenden Exportfilter, die sich von Datenbank zu Datenbank unterscheiden. Meist bieten die Onlinedatenbanken ein Format an, das mit Bezügen auf andere Literaturverwaltungsprogramme erläutert (Endnote, Reference Manager etc.) oder generell als Format für „Citation Manager“, „Bibliographic Software“ etc. bezeichnet wird. Gelegentlich kann nur in einem proprietären, also datenbankeigenen Format exportiert werden. RefWorks beherrscht den Import einiger Hundert Formate, so dass gute Aussichten bestehen, diese Daten RefWorks hinzufügen zu können. Entscheidend ist, dass es sich um strukturierte, in der Regel mit einem Feldbezeichner am Zeilenanfang versehene Dateien handelt. Ineinander fließende Inhalte sind von RefWorks nicht automatisch auszulesen.

Bei einer ganzen Reihe von Datenbanken (z.B die der Anbieter EBSCO, OVID etc.) wird in der Exportfunktion bereits die Möglichkeit geboten, per Mausklick die Daten „nach“ RefWorks zu übertragen. Die Exportroutine führt Sie zum RefWorks-Anmeldebildschirm, wo Sie sich (evtl. nach Eingabe Ihres Gruppencodes) mit Ihren persönlichen Zugangsdaten authentifizieren müssen. Die Exporte im Datenstrom „überleben“ diese Anmeldeprozedur, Sie müssen sich also nicht unbedingt im Vorfeld Ihres Exportes bereits bei RefWorks anmelden. Die automatisch übermittelten Datensätze werden in den Ordner „Letzter Import“ übertragen.

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6. Wie kann ich bibliographische Daten aus dem LIBERO-OPAC der SULB oder dem SWB-Verbundkatalog in RefWorks importieren?

Der Import von Daten aus dem LIBERO-OPAC der SULB ist nicht möglich. Wir empfehlen Ihnen, die weit umfangreichere Katalogdatenbank des SWB zu verwenden, die auch die Bestände des Saarländischen Virtuellen Katalogs umfasst  und einen brauchbaren Export bietet. Die im SWB ermittelten Treffer speichern Sie über „Speichern/Druckansicht“ im linken Bildschirmbereich. In der Drop-down-Box „Format“ wählen Sie unter den hier aufgeführten Formaten „RIS“, „Endnote Tagged“ oder „BibTex“ ein beliebiges aus, geben die Anzahl der Titel ein, die Sie exportieren möchten (bis zu einhundert in einer Datei) und starten mittels „Speichern/Druckansicht“ den Download.

In RefWorks wählen Sie im Hauptmenü „Referenzen“ den Menüpunkt „Importieren“, selektieren unter „Import-Filter/Datenquelle“ die Universität des Saarlandes und im darunter liegenden Ausklappfenster das soeben beim Export gewählte Format (RIS, Endnote, BibTex). Auch die Kodierung müssen Sie analog zur Exportwahl auswählen. Nach der (fakultativen) Festlegung des Importordners wählen Sie im Dateiauswahldialog die abgespeicherte Exportdatei und starten mit „Importieren“ die Datenübernahme.

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7. Wie kann ich Datensätze aus Endnote exportieren und sie dann in RefWorks importieren?

Für den Export von Daten aus Endnote müssen Sie den richtigen Ausgabestil auswählen. Im Edit-Menü wählen Sie „Output Styles“, öffnen den Style Manager und wählen das RefMan (RIS)-Exportformat aus. Dann bestimmen Sie die Literaturdatensätze, die Sie exportieren möchten (einzelne oder mit STRG-A alle markieren), lassen sich diese im RIS-Format anzeigen (Ausklappfenster unterhalb der Menüzeile) und wechseln über das File-Menü zum Exportbildschirm, über den Sie den Speicherort der Exportdatei (und je nach Version) erneut das Ausgabeformat (Output style) bestimmen. Legen Sie „Text“ als Speicherformat fest und klicken Sie auf „Save“.

In RefWorks verläuft der Import wie im Punkt 6 beschrieben. Das Importformat ist „RIS“, die „Verschlüsselung“ (= Kodierung) ANSI - Latin 1 bzw. ISO 8859-1 Latin 1. Sie können beim Import den Ordner bestimmen, in den die neu hinzuzufügenden Datensätze übertragen werden sollen.

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8. Wie exportiere ich Datensätze aus RefWorks in eine Endnote-Datenbank?

Im Hauptmenü „Referenzen“ rufen Sie die Export-Option auf. Über „Einschließen“ bestimmen Sie, welcher Teil Ihrer Datenbank in den Export aufgenommen werden soll. Möglich ist ein Gesamtexport, eine Übertragung der vorher in einer eigenen Liste zusammengetragenen Datensätze oder die Referenzen einzelner Ordner. Das Exportformat lautet „Bibliographic Software (Endnote, Reference Manager, ProCite). Dahinter verbirgt sich das sog. RIS-Format, das später im Endnote-Import ausgewählt werden muss. Die nun im Webbrowser erzeugte Exportdatei wird mittels der Speichern-Funktion auf einem angeschlossenen Datenträger abgelegt und in einer geöffneten Endnote-Datenbank über „File“ => „Import“ dieser Bibliothek hinzugefügt. Als „Text Translation“ wählen Sie „Western (Windows 1252)“ oder „Unicode (UTF-8)“.

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9. Wie integriere ich Literaturhinweise in meine Haus-, Examens- oder Doktorarbeit oder mein Manuskript und wie kann ich meine internen Literaturhinweise und die Bibliographie automatisch formatieren?

Am einfachsten gelingt dies mit Hilfe des Zusatzprogramms Write-N-Cite, das leider nur für Microsoft Word (Windows und MAC) zur Verfügung steht. Die Bedienung von Write-N-Cite ist in der Hilfedatei „Schritt für Schritt“ und in den Hilfetexten des Anbieters detailliert beschrieben.

Anwender anderer Textverarbeitungsprogramme (WordPerfect, OpenOffice etc.) gehen wie folgt vor:

  • Starten Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm und beginnen Sie zu schreiben.
  • Wenn Sie einen Literaturhinweis einfügen wollen, loggen Sie sich in RefWorks ein.
  • Schalten Sie in Ihrer Literaturübersicht bzw. Ihrem Ordner unter „Wechseln zu“ auf die Ansicht „One Line/Cite View“.
  • Klicken Sie auf „Zitieren“ neben dem Literaturhinweis, den Sie in den Text einfügen wollen.
  • Ein Pop-Up-Fenster öffnet sich (Pop-Ups in den Webbrowser-Optionen also bitte erlauben). Klicken Sie auf „Zitat auswählen“, und übernehmen Sie mit der Tastaturkombination STRG-C diese Zeichenfolge in die Zwischenablage.
  • Wechseln Sie wieder in Ihr Manuskript und fügen Sie über „Bearbeiten“, „Einfügen“ oder STRG-V die kopierte Zeichenfolge an der Position des Cursors in Text oder Fußnote ein.

Um eine Bibliographie zu erstellen bzw. Ihr Dokument zu formatieren, aktivieren Sie über das Hauptmenü „Bibliografie“ den Optionenbildschirm, über den Sie den Ausgabe- bzw. Zitierstil bestimmen und mittels „Zu formatierendes Dokument“ die abgespeicherte Textdatei auswählen. Ein Klick auf „Bibliografie erstellen“ startet den Prozess, an dessen Ende Ihnen über die Download-Funktion des Webbrowsers eine bearbeitete Kopie übermittelt wird.

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10. Wie kann ich meine in RefWorks enthaltene Literatur exportieren?

Die Exportoptionen sind in der Hilfedatei „Schritt für Schritt“ in der Sektion E. Export der Datensätze beschrieben.

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11. Wenn es noch keinen Filter für die Datenbank gibt, in der ich arbeite, an wen kann ich mich wenden, um zu erfahren, ob ein Filter erstellt werden kann?

RefWorks hat für viele Datenbanken und Informationsanbieter Filter schreiben lassen, um bibliographische Daten aus diesen Datenbanken in RefWorks zu importieren oder über einen Fernzugriff direkt in ihnen zu suchen. Sollte für eine von Ihnen genutzte Datenbank noch keine Importroutine oder Suchoption existierenden, können Sie eine Anfrage an RefWorks richten. Im Hilfemenü von RefWorks finden Sie den Menüpunkt „Anforderung“, über den Sie Importfilter, Ausgabestile oder die Einrichtung von Z39.50-fähigen Onlinedatenbanken und -katalogen anfragen können. Bitte beachten Sie, dass es aufgrund unterschiedlicher Systembedingungen nicht immer möglich sein wird, die gewünschten Direktsuchen zu realisieren.

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12. Wo finde ich weitere Hilfe zu RefWorks?

Die SULB bietet regelmäßige Schulungen an, die im Einführungssemester, dem Sommersemester 2008, sogar im Wochenrhythmus stattfinden. Eine Übersicht dieser Schulungen finden Sie auf unserer Startseite zu RefWorks.

Ausführliche englischsprachige Hilfe für den Umgang mit dem Literaturverwaltungsprogramm RefWorks erhalten Sie im Hilfemenü, wobei die beiden auf unterschiedliche Nutzergruppen abgestimmten Tutorials (Einsteiger und Fortgeschrittene) ausgesprochen empfehlenswert sind.

Eine besonders moderne Form der Benutzerunterstützung bietet RefWorks seit kurzer Zeit in Form der sogenannten Webinars an. Diese Onlineschulungen mit ausgewiesenen und schulungserfahrenen Datenbankkennern finden in regelmäßigen Abständen statt und erfordern eine Anmeldung. Erhalten Sie einen Platz, loggen Sie sich bei Schulungsbeginn auf einer interaktiven Onlineschulungsplattform ein und nehmen aus der Ferne an diesem Training teil.

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