RefWorks - Nutzung Schritt für Schritt

  1. Zugangskennung einrichten
  2. Bibliographische Datensätze in RefWorks einbringen
    Manuelles Einbringen eines Datensatzes
    Import eines Datensatzes unter Nutzung des RefWorks Suchwerkzeugs
    Direktimport aus Datenbanken der SULB / UdS
    Import aus Datenbanken der SULB / UdS über gespeicherte Exportdateien
  3. Verwaltung Ihrer Daten in RefWorks
    Ordner anlegen in RefWorks
    Datensätze in Ordnern ablegen
    Deskriptoren zu den Datensätzen ergänzen
    Suchen in RefWorks mit der „Lookup“-Funktion
    Globales editieren
  4. Übernahme der bibliographischen Datensätze in Ihren Text
    Erstellen einer „Stand-alone“-Bibliographie
    Write-N-Cite nutzen
    Datensätze in Ihr MS-Word-Dokument übernehmen mit Write-N-Cite
  5. Export der Datensätze

# Example content:

Name: | *name = input,40 | Enter your name here

Email: | *email=input,40 |

Address: | address=textarea,40,5 |

Contact me: | tv=check | 1

 

|formtype_mail = submit | Send form!

|html_enabled=hidden | 1

|subject=hidden| This is the subject

A. Zugangskennung einrichten

  1. Gehen Sie zur Refworks-Startseite.
  2. Klicken Sie auf „Ein eigenes Nutzerkonto erstellen“.
    Die Erstanmeldung muss von einem Rechner im Uni-Netz erfolgen. Außerdem ist eine E-Mail-Adresse der Universität des Saarlandes erforderlich (@xxx.uni-saarland.de bzw. @xxx.uni-sb.de), an die Ihnen nach erfolgter Registrierung weitere Informationen über die Nutzung von RefWorks (auch von außerhalb des Campus) zugehen.
  3. Füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie abschließend auf Registrieren. Ihre Angaben dienen vor allem statistischen Zwecken und erlauben es uns, die fach- bzw. gruppenspezifische Nutzung von RefWorks zu analysieren, um die Datenbank auch in Fächern bekannt(er) zu machen, in denen sie nicht oder nur verhalten eingesetzt wird. Bitte merken oder notieren Sie sich Ihr Passwort!
  4. Sie verfügen nun über eine RefWorks-Kennung und können damit beginnen, Daten zu sammeln.

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B. Bibliographische Datensätze in RefWorks einbringen

Manuelles Einbringen eines Datensatzes

  1. Wählen Sie im Hauptmenü „Referenzen“.
  2. Klicken Sie auf „Neue Referenz hinzufügen“.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü „Gebräuchliche Felder anzeigen für“ den Zitierstil, der in Ihrem Fach normalerweise genutzt wird. RefWorks verfügt über einige Hundert Zitierstile, die sich auch benutzerspezifisch anpassen lassen. Haben Sie „Ihren“ Stil gewählt, weist RefWorks Sie (nach der Zuweisung des Referenztyps => Punkt 5) mit grünen Häkchen auf die Felder hin, die für diesen Stil gebräuchlich oder erforderlich sind.
  4. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Ordner“ Ihren gewünschten Ordner.
  5. Weisen Sie nun im Drop-down-Menü „Ref.-Typ“ Ihrem neuen Datensatz den Publikations- oder Medientyp zu (Buch, Aufsatz usw.), den Sie erfassen möchten. Diese (korrekte) Definition des Referenztyps ist von zentraler Bedeutung, da Sie Ihnen nicht nur durch optische Hervorhebung der gebräuchlichsten Felder die manuelle Eingabe erleichtert, sondern auch die spätere Ausgabe des Datensatzes im Textverarbeitungsprogramm steuert.
    Ein Tipp: beschränken Sie sich auf die wichtigsten Medientypen. Eine fein granulierte Medientypzuweisung erfordert unter Umständen einige Nacharbeit bei der Definition des Ausgabestils. Manchmal ist eine Dissertation einfach nur ein Buch...
  6. Übertragen Sie die Angaben Ihres Datensatzes in die vorgesehenen Felder.
  7. Klicken Sie auf Referenz speichern im oberen Seitenbereich.

Import eines Datensatzes unter Nutzung des RefWorks Suchwerkzeugs

Mit dieser RefWorks-internen Suche können Sie einen Online-Katalog oder freie Datenbanken (wie z.B. Pubmed) direkt aus dem RefWorks-Menü durchsuchen.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü Suchen den Menüpunkt Online-Katalog oder Datenbank.
  2. Wählen Sie nun aus dem Drop-down-Menü „Zu durchsuchende(r) Online-Katalog oder Datenbank:“ Ihre gewünschte Datenbank. RefWorks „kennt“ einige Hundert freie Datenbanken, in der Regel Bibliotheks- oder Verbundkataloge. Die wichtigsten „von außen“ abzufragenden Verbünde finden Sie gleich am Anfang der Liste unter „Universität des Saarlandes Spezifisch“.
  3. Geben Sie Ihre Suche in die Suchfelder unterhalb des Menüs ein, und klicken Sie dann auf Suchen.
  4. Ein RefWorks-Importfenster öffnet sich. Hier können Sie angeben, welche Titel Sie Ihrer RefWorks-Datenbank hinzufügen möchten.
  5. Wählen Sie den gewünschten Zielordner („in Ordner importieren…“) und klicken Sie auf Import.
  6. Die Datensätze werden nun in die RefWorks-Datenbank übertragen, und Sie können das Importfenster schließen.

Direktimport aus Datenbanken der SULB / UdS

Viele Datenbanken aus unserem Angebot verfügen über eine „RefWorks Direkt-Export“-Funktion, die es ermöglicht, Rechercheergebnisse mit einem Mausklick direkt in RefWorks zu übernehmen. Meistens finden Sie die Direkt-Export-Funktion der Datenbanken auf einer „Save Records“- oder „Export“-Seite.
Eine Liste aller für die SULB / UdS relevanten „Direkt-Export“-Datenbanken mit Anleitungen für den direkten Export ist in Vorbereitung. Bis zur Veröffentlichung dieser Liste können Sie sich an einer sehr ausführlichen Übersicht orientieren, die von der ULB Münster erstellt wurde. Viele der hier aufgeführten Datenbanken wurden auch von der SULB lizenziert, und das Exportverfahren ist das gleiche.

Import aus Datenbanken der SULB / UdS über gespeicherte Exportdateien

Leider verfügen nicht alle Datenbanken über eine Direkt-Export-Funktion. Wenn die Datenbank, die Sie benutzen, keine solche Funktion bietet, lassen sich die Rechercheergebnisse in der Regel als Textdatei mit strukturierten bibliographischen Feldern speichern und in einem weiteren Schritt in RefWorks importieren. Die Speicher- und Export-Funktionen fallen sehr uneinheitlich aus, und es wird sich nicht vermeiden lassen, in den Hilfeseiten der Datenbanken nach Hinweisen für den Export zu suchen. Hier bietet es sich an, nicht nur nach Begriffen wie „Export“, „Save“, „Exportieren“, „Speichern“ usw. Ausschau zu halten, sondern in der datenbankinternen Suche auch nach etablierten Vertretern von Literaturverwaltungsprogrammen zu fahnden, also beispielsweise nach „Endnote“, „Reference Manager“, „Procite“ oder auch, und zunehmend, nach RefWorks. Die hier beschriebenen Verfahren lassen sich wie im Folgenden ausgeführt auch für RefWorks nutzen. Entscheidend ist, dass die Fachdatenbank einen Datei-Export strukturierter bibliographischer Daten erlaubt, die meist in den Formaten RIS, Endnote Tagged Format oder BibTex erzeugt wird. RefWorks erlaubt aber auch den Import datenbankspezifischer Formate.

In RefWorks:

  1. Wählen Sie im Hauptmenü „Referenzen“ das Untermenü „Importieren“.
  2. Selektieren Sie aus dem Drop-down-Menü „Import-Filter/Datenquelle“ den gesuchten Datenbankanbieter. Hier finden Sie unter „Universität des Saarlandes spezifisch“ auch die „Universität des Saarlandes“, da die SULB eine Liste der häufigsten Datenim- und export-Formate vordefiniert hat.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü „Datenbank“ den Namen der Datenbank, aus der die zu importierenden Daten stammen.
  4. Bestimmen Sie ggf. den gewünschten Zielordner („Referenzen importieren in …“).
  5. Übernehmen Sie die Radio-Button-Auswahl „Datenimport aus der folgenden Textdatei“, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
  6. Im Dateiauswahldialog wählen Sie Ihre Exportdatei und übernehmen diese mit einem Doppelklick.
  7. Über den Knopf Importieren werden die Datensätze nun (falls Sie keinen anderen Ordner bestimmt haben) in den Ordner Letzter Import Ihrer RefWorks-Datenbank übertragen. Sie sollten anschließend in einen Zielordner ihrer Wahl kopiert werden, da erneute Importe die hier aufgeführten Nachweise der zuletzt importierten Datensätze überschreiben.

     

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C. Verwaltung Ihrer Daten in RefWorks

Ordner anlegen in RefWorks

  1. Wählen Sie im Hauptmenü „Ordner“.
  2. Klicken Sie auf „Neuen Ordner erstellen“.
  3. Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen und klicken Sie auf „OK“.
    Das Anlegen neuer Ordner kann auch über die Hauptmenüs „Referenzen“ => „Ordner organisieren“ bzw. „Ordner“ => „Ordner organisieren“ erfolgen. Diese beiden Menüeinträge ermöglichen Ihnen auch die Namensänderung oder Löschung bestehender Ordner.

Datensätze in Ordnern ablegen

  1. Ihre Literaturimporte erscheinen standardmäßig im Ordner „Letzter Import“. Hier können Sie Verweisungen einzelner Datensätze, der Datensätze der angezeigten Seite oder der gesamten Liste in den gewünschten Ordner übertragen.
  2. Wählen sie die Treffer, die Sie in einen speziellen Ordner übertragen möchten, oder markieren Sie „Seite“ bzw. „Alle in Liste“.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü „In Ordner speichern…“ den gewünschten Ziel-Ordner.
  4. Klicken Sie zur Bestätigung auf „OK“.
  5. Beim manuellen Anlegen einzelner Referenzen haben Sie im Drop-down-Menü „In Ordner“ die Möglichkeit, den neu angelegten Datensatz gleich im passenden Ordner unterzubringen.

Deskriptoren (= Schlagwörter) zu den Datensätzen ergänzen

  1. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie arbeiten wollen.
  2. Klicken Sie auf „Globale Bearbeitung“.
  3. Wählen Sie unter „Zu bearbeitende Referenzen“, ob die Änderungen bei allen oder nur bei markierten Datensätzen wirksam werden sollen.
  4. Unter „Zu bearbeitendes Feld“ bestimmen Sie, welches Feld Sie ändern/bearbeiten möchten.
  5. Geben Sie über „Feld umändern in“ Ihre Änderungen ein.
  6. Wählen sie, ob Sie die bereits in diesem Feld vorhandenen Daten mit Ihrem neuen Text überschreiben oder diesen hinzufügen wollen.
  7. Klicken Sie auf „OK“.

Suchen in RefWorks mit der „Lookup“-Funktion

  1. RefWorks erlaubt Ihnen eine feldspezifische Suche in der gesamten Datenbank oder einzelnen Ordnern. Über das Hauptmenü „Suchen“ => erweitert gelangen Sie in die Suchmaske. Ein Teil der Daten wird bei der automatischen Übernahme aus Fachdatenbanken oder dem manuellen Anlegen von Datensätzen in erweiterte Indexbereiche übertragen, die zusätzliche Funktionen und einen besseren Überblick bieten. Diese Funktionen erstrecken sich auf die Verfassernamen, Zeitschriftentitel und Deskriptoren (= Schlagwörter).
  2. Beispiel Zeitschriftentitel: Wählen Sie im Hauptmenü „Suchen“.
  3. Klicken Sie auf „Suche nach Zeitschrift“.
  4. Ihnen werden alle in Ihrer RefWorks-Datenbank enthaltenen Zeitschriften inkl. der Anzahl mit ihnen verknüpfter Datensätze angezeigt. Im Kopfbereich dieser Seite können Sie über den alphabetischen Index einzelne Buchstaben gezielt „anspringen“. Hier erscheinen nur die Anfangsbuchstaben der in Ihrer Datenbank tatsächlich enthaltenen Zeitschriftentitel.
  5. Ein Klick auf den Zeitschriftentitel löst eine Direktsuche aus und präsentiert Ihnen die verknüpfte

Globales editieren

  1. Mittels der Bearbeiten-Funktion lassen sich Zeitschriftentitel, Verfassernamen und Schlagwörter global verändern bzw. im Falle fehlerhafter Abweichungen zusammenführen. Alle mit diesen Titeln verknüpften Datensätze werden gleichfalls aktualisiert. Diese Änderungen können also an einer zentralen Stelle vorgenommen werden.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü „Suchen“ Ihren gewünschten Indexbereich aus.
  3. Klicken Sie neben dem Eintrag, den Sie verändern möchten, auf „Bearbeiten“.
  4. Ändern Sie den Inhalt des Normwertes.
  5. Klicken Sie auf „OK“.

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D. Übernahme der bibliographischen Datensätze in Ihren Text

Erstellen einer „Stand-alone“-Bibliographie

  1. Klicken Sie auf den Hauptmenüeintrag „Bibliografie“.
  2. Wählen Sie einen Ausgabestil, z.B. APA, Harvard, MLA. RefWorks stellt Hunderte von Zitierformaten zur Verfügung, die von Ihnen in einer Favoritenliste vorausgewählt werden können. Diese Ausgabe- bzw. Zitierstile lassen sich über den Stileditor von Ihnen anpassen und unter neuem Namen abspeichern.
  3. Markieren Sie „Bibliografie aus einer Referenzliste formatieren“ und wählen Sie im benachbarten Drop-down-Menü das gewünschte Ausgabeformat. RefWorks erzeugt Bibliographien in den Formaten „.txt“, „.html“ „.rtf“, MS-Word für Windows und MAC sowie OpenOffice. HTML-Bibliographien werden Ihnen gleich im Webbrowser angezeigt, die übrigen Formate werden zum Abspeichern übertragen.
  4. Über „Einschließen“ bestimmen Sie die Datensätze, die in der Bibliografie aufgeführt sein sollen. Möglich ist eine Gesamtbibliographie, die Ausgabe vorher in einer „Liste“ zusammengeführter Referenzen oder die Übernahme der bibliographischen Datensätze eines einzelnen Ordners.
  5. Mit „Bibliografie erstellen“ schließen Sie diesen Vorgang ab.

 Write-N-Cite nutzen

Bei Write-N-Cite handelt es sich um ein eigenständiges Programm, das sich als PlugIn in MS-Word für Windows oder MAC einträgt und ein bequemes Einfügen von Referenzen in dieses Textverarbeitungsprogramm ermöglicht. Die dritte Version von Write-N-Cite, die nur für Windows zur Verfügung steht, beinhaltet eine Offline-Komponente und erlaubt die Verwertung bibliographischer Datensätze auch in Fällen, in denen kein Internetzugang gegeben ist. Dieses Offline-Verfahren erfordert einige Vorbereitungen, die ebenso wie die Installation in englischsprachigen Hilfetexten auf der Downloadseite beschrieben werden.

Datensätze in Ihr MS-Word-Dokument übernehmen mit Write-N-Cite

  1. Öffnen Sie Microsoft Word.
  2. Beginnen Sie mit der Texteingabe.
  3. Wenn Sie ein bibliographisches Zitat im Text- oder Fußnotenbereich einfügen möchten, aktivieren Sie Write-N-Cite über das Icon unterhalb der Menüleiste und loggen sich in RefWorks ein. MAC-Nutzer starten das Programm im Anwendungsordner.
  4. In der Kopfleiste des Write-N-Cite-Fensters können Sie „Always on top“ markieren, um das Fenster immer im Vordergrund zu halten.
  5. In RefWorks selektieren Sie den gewünschten Datensatz über die Suche oder die Auswahl im entsprechenden Ordner.
  6. Mittels „Cite“ wird eine aus Verfassernamen und Identnummer des Datensatzes bestehende eindeutige Bezeichnung in Word eingefügt, die in Text oder Fußnote in {{geschweiften Klammern}} erscheint.
  7. Fahren Sie mit der Erstellung Ihres Textes fort und nutzen dabei den „Cite“ Link, wenn Sie weitere bibliographische Zitate hinzufügen wollen.
  8. Sichern Sie Ihr Dokument. Es ist Ihr Hauptdokument, aus dem Sie die formatierte Version erstellen werden.
  9. In der Write-N-Cite Werkzeugleiste klicken Sie auf „Bibliografie“.
  10. Unter „Ausgabestil“ wählen Sie das gewünschte Format. Klicken Sie abschließend auf „Bibliografie erstellen“. RefWorks fertigt nun eine formatierte Fassung Ihres Dokumentes an.

Wichtig: Ob Zitate in einer Kurz- oder Langform und im Text- oder Fußnotenbereich des Dokumentes eingefügt werden, hängt von den Zitiergepflogenheiten der einzelnen Fächer ab. RefWorks unterstützt alle Verfahren, doch muss der gewählte Zitierstil entsprechend definiert sein („nur textinternes Zitat“, „Fußnote“ etc.). In diesem Ausgabestil werden auch die Felder und Anzeigeformen bestimmt, auf die RefWorks bei der Formatierung zurückgreift.

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E. Export der Datensätze

Über die Exportfunktion können Sie eine Kopie aller Ihrer Refworks-Daten auf Ihrem Rechner sichern oder für einen Import in andere Literaturverwaltungsprogramme wie EndNote, Citavi oder ProCite vorbereiten.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü „Referenzen“ den Menüpunkt „Referenzen exportieren“.
  2. Über „Einschließen“ bestimmen Sie, welcher Teil Ihrer Datenbank in den Export aufgenommen werden sollen. Möglich ist ein Gesamtexport, eine Übertragung der vorher in einer eigenen Liste zusammengetragenen Datensätze oder die Referenzen einzelner Ordner.
  3. Das Exportformat hängt vom Zweck dieser Sicherung ab. Bei Datensicherungen, die als Backup für RefWorks dienen, empfiehlt sich das datenbankeigene „RefWorks Tagged Format“, das auch RefWorks-Sonderfelder enthält. Wollen Sie diese Daten in einem anderen Programm importieren oder Dritten zur Verfügung stellen, wählen Sie bitte ein geeignetes, evtl. abgesprochenes Format. Die hier aufgeführte Bezeichnung „Bibliographic Software (EndNote, Reference Manager, ProCite)“ exportiert die Daten im sog. RIS-Format, das von Literaturverwaltungsprogrammen in aller Regel unterstützt wird.
  4. Klicken Sie auf „Export in Textdatei“.
  5. Ein neues Fenster öffnet sich, das die Datensätze im gewählten Format enthält und über die „Speichern unter“-Funktion Ihres Webbrowsers auf einem angeschlossenen Datenträger gesichert werden kann. Steht keine lokale Speichermöglichkeit zur Verfügung, lassen sich die Daten auch als E-Mail übermitteln. Sie gelangen zu dieser Funktion, wenn Sie das Exportfenster wieder schließen.

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